Trouble Shooting im Einkauf auslagern
Je nach Größe des Unternehmens werden Einkäufer teilweise hunderte Male pro Jahr im Tagesgeschäft durch die Beschaffung seltener Bedarfe gestört. Aufgaben, die deutlich wertschöpfender für das Unternehmen sind, bleiben liegen. Erfahren Sie in diesem Artikel wie Kloepfel Services darauf reagiert hat und Mittelständler von unseren Lösungen profitieren.
Der Bereich Sonderbeschaffung nervt den Einkauf nicht nur, sondern kostet auch zu viel Geld. Vor allem im indirekten Bereich, sind die Prozess- und Personalkosten für die Beschaffung von selten benötigten Produkten oder Dienstleistungen oft viel zu hoch. Der Einkäufer muss den Artikel recherchieren, dann muss er die Lieferanten erfassen, sie als Kreditoren anlegen und bei höheren Bestellwerten gegebenenfalls Ausschreibungen durchführen. Anschließend muss er prüfen, ob die Bestellung ins Haus gekommen ist und die Rechnung mit der Bestellung abgleichen. Im Zweifel kommen dann noch Reklamationen dazu.
Dieser Rattenschwanz ist sehr aufwendig. Um es zu veranschaulichen: der Artikel kostet 50 Euro doch die Lohn- und Prozesskosten dahinter sind erheblich höher. Laut der BME-Studie „Top-Kennzahlen im Einkauf – Durchschnittswerte 2018“, liegen die Kosten je Bestellvorgang durchschnittlich bei knapp 100 Euro.
Mit dem Spot-buy-Service und 1-Kreditor-Modell von Kloepfel Services hat unser Kunde statt einer Vielzahl von Kreditoren, nur noch einen Ansprechpartner für sämtliche Sonderbedarfe. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um seltene indirekte Bedarfe, MRO-Bedarfe (Wartung, Reparatur und Betrieb) oder die Beschaffung von Investitionsgütern (Capex) geht. Im ERP-System des Kunden taucht nur noch Kloepfel Services auf.
Je nach Wunsch bekommt der Kunde am Monatsende von Kloepfel Services eine Sammel- oder Einzelrechnung über die Materialkosten. Dort sind alle Positionen transparent aufgelistet und nachvollziehbar. Eine E-Mail genügt.
Alle Sonderbedarfe, die der Einkäufer nicht in seinem ERP-System oder in seinen Katalogen findet, lassen sich sparsam über Kloepfel Services beschaffen. Eine E-Mail genügt. Je nach Dringlichkeit, reagiert Kloepfel Services entsprechend schnell. Selbstverständlich hat jeder unserer Kunden einen persönlichen deutschsprachigen Ansprechpartner, der für wichtige Abstimmungen den Kunden vor Ort aufsucht.
Dank des Einkäufer-Cockpits von Kloepfel Services, kann der Einkäufer den Stand seiner Bestellungen je nach Bedarf punktuell überprüfen lassen oder sich bei seinem Ansprechpartner umfassende Reports in Echtzeit anfordern. Der Kunde hat somit durch die 100-prozentige Transparenz auch die 100-prozentige Kontrolle über alle ausgelagerten Einkaufsprozesse und Aktivitäten.
Darüber hinaus pflegt Kloepfel Services die Sonderbedarfe in die ERP-Systeme des Kunden ein. So muss der Einkauf nicht die einzelnen Posten der beschaffenen Produkte und Dienstleistungen extra in sein System einpflegen. Auf Wunsch kann der Kunde auch seine Stammdaten in Ordnung bringen lassen.
Auch das Thema Reklamation von Bestellungen kann Kloepfel Services übernehmen. Sollte der Einkäufer beispielsweise mit der bestellten Ware unzufrieden sein, wendet er sich einfach an seinen persönlichen Ansprechpartner, der für ihn alles erledigt.
Ihre Vorteile
- Einfache Bestellung von Sonderbedarfen per Formular, E-Mail oder EDI-Schnittstelle.
- Entlastung von Einkauf, Rechnungsprüfung und Buchhaltung durch Spot-buy-Service & 1-Kreditor-Modell.
- Prozesskosten werden reduziert.
- Fixkosten werden variabilisiert.
- Fokussieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und Kunden.
- Einkaufs-Service intern verbessern.
- Aufwertung des Einkaufs.
- Flexibler Service-Partner der sich Ihnen anpasst.
- Volle Kontrolle durch 100-prozentige Transparenz.
In Zusammenarbeit mit unserem Schwesterunternehmen (EPSA Group) PSG Procurement Services GmbH
Patrick Esselborn
T +49 211 875 453 23
Praxisbeispiel
Ein Beispiel aus dem Handel zeigt, wie Kloepfel Services auch den Kundenservice stärkt. So sorgt ein großer Elektronikfachhändler dafür, dass der Kunde fast alles was das Herz begehrt rund um Computer, Handy und Elektronik auf seiner Webseite bestellen kann. Selbst dann, wenn der Händler die Produkte gar nicht im Sortiment hat.
So funktioniert es: Ein Kunde bestellt ein Produkt, welches sich nicht im Sortiment befindet, per Online-Formular. Die Bestellung wird dann von dem Elektronikhändler einfach an Kloepfel Services weitergeleitet, wo dann die Bestellung ausgelöst wird. Das Produkt wiederum erhält der Kunde dann zeitnah unter der Flagge des Online-Händlers. Der Händler spart dadurch sowohl Prozesskosten als auch viel Zeit und kann vor allem seine Kunden zufriedenstellen, sodass diese immer wieder zum Online-Shop zurückkehren.
Spot Buying outsourcen
Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Lieferanten für Einmalbedarfe auf einen Ansprechpartner!